Tôi thấy có rất nhiều người phàn nàn về việc không có đủ thời gian. Họ liên tục bị căng thẳng và không có thời gian dành cho bản thân. Mỗi khi nghe những lời phàn nàn như thế, tôi chỉ muốn nói rằng, thời gian là có tính tương đối. Tất cả chúng ta đều từng trải qua cảm giác một giờ dài như một ngày và cả tuần trôi qua như thể đó là một vài giờ. Hôm nay, tôi chia sẻ cho mọi người 4 cách để quản lý thời gian hiệu quả hơn, hi vọng sẽ giúp ích phần nào nhé.
1. Chuẩn bị trước cho ‘sự gián đoạn’
Một trong những sai lầm phổ biến nhất mà tôi thấy ở hầu hết mọi người là lịch làm việc có nhiều chỗ bị gián đoạn mà không được sắp xếp trước. Bạn hãy nhìn lại một tuần làm việc thông thường, xem mình dành bao nhiêu thời gian cho cuộc hẹn này đến cuộc hẹn khác? Lịch trình có dày đặc từ 8 giờ sáng đến 8 giờ tối nhưng các sự kiện lại bị chồng chéo hay không?
Sự thật thì làm nhiều việc không có nghĩa sẽ thành công hơn. Nhưng, làm việc tập trung hơn lại có thể thay đổi toàn bộ cuộc sống của bạn. Và nhớ là đừng mang việc tại văn phòng về nhà. Thay vì lấp đầy lịch của bạn với hàng tấn cuộc họp, sự kiện và các cuộc hẹn không cần thiết, hãy phân chia các phiên làm việc chuyên sâu và đảm bảo bạn có đủ thời gian "để bị gián đoạn".
Trong lúc chuyên tâm làm việc, hãy tránh xa chiếc điện thoại, bởi nếu không thì chắc chắn bạn sẽ phải đối mặt với sự phân tâm thường xuyên. Vì một số lý do kỳ lạ nào đó mà hầu hết mọi người bỏ qua thực tế rằng sẽ luôn có sự gián đoạn trong công việc, vậy nên đừng căng thẳng khi phải đối mặt với nó mà thay vào đó hãy lên kế hoạch trước cho điều đó.
2. Lập kế hoạch cho một ngày
Chúng ta đều thích tìm mua những giải pháp thay vì tự mình ngồi xuống và lên kế hoạch cho bản thân. Tự mình thiết kế thời gian biểu sẽ giúp ích rất nhiều cho sự tập trung. Nó cũng mang lại lợi ích to lớn cho năng suất cũng như sự sáng tạo của bạn. Nhận thức được mức năng lượng cơ thể, tần số của sự phiền nhiễu có thể sẽ gặp phải… có các ưu tiên rõ ràng trong danh sách việc cần làm sẽ cho phép mỗi người giữ một cái đầu tỉnh táo nhiều giờ đồng hồ.
Mỗi buổi tối, hãy dành 10 phút để lên kế hoạch cho ngày mai. Bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy thói quen nhỏ này tạo ra sự khác biệt lớn như thế nào đối với năng suất công việc của mình. Ít nhất, hãy tạo danh sách việc ưu tiên và dọn dẹp không gian làm việc để mọi chuyện suôn sẻ vào sáng hôm sau.
3. Thiết lập sự ưu tiên
Sai lầm quản lý thời gian số 1 là chúng ta tin rằng: “Mình có thể làm được tất cả”. Trên thực tế, quy tắc 80/20 áp dụng cho toàn bộ cuộc sống và chỉ có 20% hành động của chúng ta là thực sự quan trọng. Thời gian còn lại được dành cho việc làm những việc không có ý nghĩa. Chúng ta thường bận rộn với những nhiệm vụ tầm thường, nhưng đó không phải là cách ta đạt được sự vĩ đại. Nếu muốn tăng năng suất hiệu quả và cải thiện chất lượng công việc, bạn phải đặt ưu tiên cho nhiệm vụ quan trọng và thẳng tay loại bỏ các việc làm không liên quan.
Chỉ cần tự hỏi mình hai câu đơn giản: “Có quan trọng không”?, và “Có khẩn cấp không?”. Nếu việc cần làm là quan trọng và khẩn cấp, hãy ưu tiên cho nó. Nếu nó không quan trọng cũng không khẩn cấp, hãy cân nhắc và xóa nó đi. Tự hỏi nhiệm vụ nào sẽ tạo ra sự khác biệt nhất đối với công việc trong ngày? Từ đó có thể tìm ra việc cần làm nào để giải quyết trước.
Đối với số đông, hoàn thành các công việc thiết yếu sẽ dễ dàng hơn vào đầu ngày. Điều đó chủ yếu là do mức năng lượng và ý chí của chúng ta ở mức cao nhất mỗi sáng thức dậy. Càng về sau, chúng ta càng có ít năng lượng hơn và việc giải quyết các nhiệm vụ khó khăn cũng chậm hơn.
4. Loại bỏ phiền nhiễu
Chúng ta đang sống trong một thế giới có nhịp độ cực nhanh, và hầu như không một phút trôi qua mà ta không bị phân tâm bởi ngoại cảnh. Do đó, điều quan trọng là tạo ra một môi trường không bị phiền nhiễu cho quá trình làm việc hiệu quả. Không bị gián đoạn, chúng ta có thể hoàn thành nhiều việc hơn. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đã quá quen với các thông báo điện thoại.
Hãy tạo các khối thời gian không bị phân tâm và sử dụng chúng để hoàn thành công việc quan trọng. Loại bỏ tất cả các thông báo trên thiết bị điện tử và thậm chí đảm bảo rằng bạn không bị quấy rầy bởi bất kỳ một người nào bên cạnh. Nếu đang làm việc trong một văn phòng lớn hoặc nơi làm việc chung, tai nghe có thể là một cách tuyệt vời để báo hiệu với người khác rằng bạn không muốn bị làm phiền.
Kết: Tất cả chúng ta đều cần phải làm việc và thật tuyệt vời khi được theo đuổi một công việc mà chúng ta yêu thích. Tuy nhiên, việc tăng năng suất để có nhiều thời gian hơn cho tất cả các hoạt động khác trong cuộc sống cũng có ý nghĩa tương tự như thế. Và trên đây là 4 cách quản lý thời gian hiệu quả mà tôi hi vọng bạn có thể áp dụng thành công cho sự phát triển của chính mình.
* Bài viết của Trương Di chia sẻ tại box Cafe Danner
Quản lý thời gian hiệu quả - kỹ năng số một của người thành công, nếu bạn có những chia sẻ về công việc và sự phát triển , mời bạn bấm vào đây để đăng bài trao đổi bàn luận cùng mọi người.
Facebook - bình luận