4 cách để tối đa hóa thời gian mỗi ngày: Lên kế hoạch và đặt mục tiêu

Tối đa hóa thời gian là sắp xếp mọi thứ một cách thích hợp và làm những gì quan trọng, cực kỳ cần thiết cho cuộc sống. Chúng ta đều than thở về việc thiếu thời gian nhưng chưa bao giờ nhìn lại cách bản thân lên kế hoạch cho từng công việc. Dưới đây, tôi sẽ chia sẻ 4 cách tiếp cận đơn giản để mở rộng thời gian và giúp bạn có thể hoàn thành nhiều mục tiêu hơn.

1. Đặt mục tiêu và loại bỏ thói quen xấu

Bằng cách có một bức tranh toàn cảnh về các mục tiêu trong tương lai sẽ cho phép bạn đầu tư vào toàn bộ thời gian và năng lượng của mình vào đúng chỗ, đúng thời điểm. Hầu như việc thiếu thời gian là do chúng ta quá chú tâm vào những thói quen xấu. Ví dụ điển hình là nằm trên giường quá lâu sau khi thức dậy hoặc say sưa xem các chương trình truyền hình hàng ngày. Bạn có lướt mạng xã hội liên tục không, hay bạn sẽ nói rằng bạn đang đọc sách một ngày 2 tiếng?

Sau tất cả, chúng ta đều cần xả hơi hoặc thư giãn sau những giờ làm việc căng thẳng. Tuy nhiên, nếu bạn đang giải trí mỗi ngày như thế, thì cũng nên thay đổi lịch trình và thói quen của mình để có thêm thời gian cho những việc quan trọng hơn. Hãy bắt đầu với 30 phút mỗi ngày trực tuyến trên mạng xã hội “có chủ đích”: Để tìm kiếm thông tin hay nói chuyện với một người bạn quan trọng lâu ngày không gặp. Sau đó tập trung toàn bộ năng lượng để học một kỹ năng chuyên môn mới trong nhiều giờ đồng hồ. Cuối cùng là nghĩ đến việc thư giãn.

2. Lên kế hoạch, lịch trình hằng ngày và bám sát nó

Nếu chúng ta không có kế hoạch, rất khó để giải quyết đúng công việc trong những khoảng thời gian nhất định và nhanh chóng. Lấy một ví dụ từ CEO của Apple – Tim Cook: Ông ấy thức dậy lúc 4h sáng hàng ngày. Sau đó kiểm tra đúng 700 email rồi tập thể dục trước khi lái xe đến nơi làm việc. Thời gian thức dậy và công việc như vậy có thể sẽ không dành cho bạn, nhưng bạn có thể học hỏi bằng cách đưa lịch trình tương tự vào thời gian biểu của mình. 

Cân nhắc việc dậy sớm hơn để có thời gian kiểm tra một vài mục tiêu và sau đó là chơi thể thao, tạo ra năng lượng tập trung cho toàn bộ một ngày làm việc. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thực hiện việc dành 30 phút để cải thiện sự nghiệp, học kỹ năng mới thay vì đi gặp gỡ và giao lưu với bạn bè sau bữa tối. Bằng cách thiết lập lịch trình cho từng nhiệm vụ và tuân thủ nó, bạn sẽ thấy rằng sau một quá trình vừa đủ, thật dễ dàng để ưu tiên thời gian cho những điều cần thiết và biến nó thành thói quen hằng ngày.

3. Làm đúng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Cựu Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower có một công thức gọi là “Nguyên tắc Eisenhower - Sự cấp bách và quan trọng”: Việc khẩn cấp là không quan trọng, và việc quan trọng thì không bao giờ khẩn cấp. “Nguyên tắc Eisenhower” chỉ ra cách ông ấy tổ chức được khối lượng công việc và các ưu tiên của mình. Tránh xa cạm bẫy của việc khẩn cấp để ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng trước vì nó sẽ hướng đến mục tiêu lâu dài. Nếu bạn thử áp dụng chiến lược này, những thứ tưởng chừng như rất cấp bách có thể không cần hoàn thành ngay thời điểm đó nhưng vẫn sẽ hoàn thành tốt và không có rắc rối gì xảy ra vào ngày hôm sau.

4. Loại bỏ sự phiền nhiễu

Để thực sự tập trung cho một nhiệm vụ cụ thể, điều cần thiết nhất là chúng ta phải duy trì một môi trường không có phiền nhiễu vây quanh. Hãy nghĩ đến việc thông báo với mọi người xung quanh rằng bạn không muốn trò chuyện hay bàn luận gì trong một khoảng thời gian. Thậm chí bạn nên tắt điện thoại và các cửa sổ phụ trên máy tính của mình và chỉ bật một cửa sổ công việc duy nhất. Ngoài ra, sử dụng tai nghe chống ồn chất lượng cao cũng là một cách hay.

Kết: Hãy loại bỏ những thứ đang chiếm thời gian hoặc gây ra sự trì hoãn và thực hiện các thay đổi cho phù hợp. Tôi cho rằng quản lý thời gian là điều mà nhiều cá nhân đang phải chiến đấu mỗi ngày. Chìa khóa dẫn đến thành công là nhận ra những gì ta cần làm và khi nào ta sẽ làm điều đó. Hi vọng những chia sẻ trên đây sẽ thay đổi cách bạn sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả hơn.

* Bài viết của Trương Di chia sẻ tại box Cafe Danner