Cách để tổ chức hiệu quả một tuần làm việc hỗn hợp

Tôi vừa phát hiện một khái niệm mới: “Tuần làm việc hỗn hợp: Dành một phần ở văn phòng, một phần ở nhà”. Nó có thể trở thành một chuẩn mực mới. Trên thực tế, một cuộc khảo sát của tạp chí Gallup năm 2022 chỉ ra rằng đây sẽ là cách sắp xếp công việc chủ yếu trong tương lai. Việc điều chỉnh công việc mới này yêu cầu một vài sự tổ chức. Với cách tiếp cận đúng đắn và có chủ đích, một lịch trình kết hợp có thể mang lại nhiều sự tự do hơn là làm việc toàn thời gian tại nhà. Dưới đây là cách để tận dụng tối đa thời gian khi đang có “tuần làm việc hỗn hợp” mà tôi muốn chia sẻ cho mọi người đây.

1. Lập kế hoạch trước cho một tuần 

Amy Freshman, Giám đốc cấp cao về Nhân sự toàn cầu của tập đoàn ADP cho biết: “Một ngày làm việc hiệu quả tại văn phòng hoặc ở nhà cần phải lên kế hoạch trước. Trước COVID, chúng tôi đã cho rằng mọi người sẽ có mặt tại văn phòng mỗi ngày, nhưng sau đó thì mọi thứ đã xáo trộn”.

Việc lên lịch các cuộc họp trực tiếp đòi hỏi công sức để tìm ra ai sẽ ở văn phòng, trong khi làm việc tại nhà có thể yêu cầu chúng ta mang các tài liệu và tệp hỗ trợ về, và có thể cả thiết bị như máy tính xách tay và chuột. Việc vạch ra những ngày ta sẽ ở văn phòng và những ngày ta làm việc ở nhà sẽ cho phép ta lên kế hoạch với những công việc phù hợp trong danh sách, bên cạnh đó cũng cho đồng nghiệp cơ hội sắp xếp thời gian gặp mặt khi ta ở cạnh họ.

2. Làm công việc mang tính chất cộng tác tại văn phòng

Sử dụng thời gian làm việc tại văn phòng để tập trung vào các tương tác trực tiếp với đồng nghiệp và quản lý. Các nhiệm vụ đặc biệt phù hợp cho các cuộc họp trực tiếp bao gồm động não, ra quyết định, hình thành ý tưởng và đưa ra phản hồi quan trọng.

Ví dụ, dành thời gian để ăn trưa với đồng nghiệp hoặc đi dạo quanh văn phòng và trò chuyện ngẫu hứng với những quản lý cấp trên. Nếu có những mối quan hệ cụ thể mà ta muốn nuôi dưỡng, hãy liên kết để biết khi nào những người đó sẽ ở văn phòng và lên kế hoạch cho lịch trình để có thể gặp nhau uống cà phê.

Laura Vanderkam, tác giả của “168 Giờ: Bạn Có Nhiều Thời gian Hơn Bạn Nghĩ”: khuyên rằng: Những ngày đi làm nên dành cho những công việc được hoàn thành tốt nhất với các đồng nghiệp cũng ở trong văn phòng.

3. Làm công việc đòi hỏi sự tập trung ở nhà

Thời gian ở nhà chính là thời điểm tốt để phát huy sự tập trung cao độ cho những việc không cần phải trao đổi với người khác. Ưu tiên công việc nhưng hãy nuôi dưỡng cuộc sống của mình bằng những điều chúng ta cần làm cho gia đình và cho bản thân. Thay vì coi công việc căng thẳng là một thách thức, hãy xem nó như một cơ hội để có cảm giác kiểm soát nhiều hơn. Những ngày ta làm việc tại nhà cũng là cơ hội tốt để lên lịch các cuộc hẹn với bác sĩ, việc vặt, bảo trì thiết bị, các ưu tiên cá nhân và gia đình khác.

4. Giữ danh mục hồ sơ và thiết bị có tổ chức

Tốt nhất, ta nên có các dây chuyển đổi chuyên dụng tại nhà và tại văn phòng của mình. Nếu ta cần mang máy tính xách tay qua lại nhà và văn phòng, ta nên xây dựng sao cho càng nhiều thiết bị chuyển đổi càng tốt, thay vì di chuyển chúng mỗi ngày. Đồng thời cũng nên sắp xếp các thiết lập tại nhà và văn phòng để chúng trông giống nhau nhất có thể. Hãy số hóa các tệp của mình để chúng có sẵn ở bất kỳ vị trí nào. Nếu công việc yêu cầu các tệp và tài liệu thực, ta nên có sẵn hai bản sao, một bản để ở văn phòng và một bản ở nhà.

5. Suy nghĩ lại thời gian đi làm

Hầu hết những người quay trở lại văn phòng sau kỳ nghỉ đều sợ hãi việc đi làm, nhưng có nhiều cách để điều chỉnh. Khi mọi người đều làm việc ở nhà hàng ngày, nhiều người sẽ chỉ đơn giản thức dậy và đi thẳng đến máy tính của họ để bắt đầu làm việc không nghỉ cho đến cuối ngày.

Hãy sử dụng thời gian đi làm như một cơ hội để tâm trí suy ngẫm về các sự kiện xảy ra trong công ty. Sau đó, hãy nghĩ về cách sử dụng thời gian đi làm mà ta tiết kiệm được vào những ngày làm việc ở nhà để mang lại lợi ích cho bản thân. “Hãy dành một chút thời gian và biết ơn vì điều đó bởi trước đại dịch Covid, bạn đã từng phải đến công ty 6 trên 7 ngày trong tuần.” - Vanderkam

Kết: Trên đây là những đúc kết kinh nghiệm của tôi sau khi trải qua một thời gian “tuần làm việc hỗn hợp” cũng như những điều tôi tham khảo được từ người khác. Bạn có thể sử dụng một vài gợi ý trong bài để tổ chức lại công việc của mình tốt hơn. Từ đó xây dựng được kế hoạch phù hợp và đạt được nhiều thành công với “chuẩn mực mới” này mà hiện tại thế giới đang trải qua. 

* Bài viết của Trương Di chia sẻ tại box Cafe Danner